Quy trình xử lý văn bản Pháp Luật Hàng Tuần

Quy trình xử lý văn bản

1. Tất cả các văn bản đến phòng Quản lý đô thị (qua đường bưu điện, cá nhâ, tổ chức trực tiếp mang đến, văn bản fax, văn bản chính thồng gửi qua mạng…) đều phải qua văn thư phân loại, đóng dấu, vào sổ, chuyển cho Trưởng phòng. Việc chuyển văn bản cho Lãnh đạo được thực hiện bằng hai hình thức: văn bản điện tử(qua mạng eOffice) và gửi trực tiếp văn bản giấy.

2. Đối với văn bản mật thực hiện theo quy định tại Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.

3. Văn bản đến phải được làm thủ tục tiếp nhận, đăng kí ngay trong ngày, chậm nhất là đến 9 giờ của ngày làm việc kế tiếp. Trường hợp văn bản đến có ký hiệu khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc phải chuyển trực tiếp đến Trưởng phòng chậm nhất là 30 phút trong giờ hành chính, 01 giờ nếu ngoài giờ hành chính. Nếu không chuyển trực tiếp thì phải liên lạc bằng điện thoại, nêu nội dung và xin ý kiến chỉ đạo.

4. Văn bản đi phải được gửi cho các tổ chức, cá nhân có liên  quan trong thời hạn 01 ngày làm việc, kể từ ngày văn bản được ký ban hành. Văn bản khẩn, hỏa tốc phải được gửi ngay sau khi văn bản được ký ban hành (không chậm hơn 01 giờ kể từ ngày ký). Khi chuyển giao văn bản, Văn thư phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ. Trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng fax hoặc chuyển qua mạng , nhưng sau đó phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ. Đối với việc chuyển phát văn bản đi qua hệ thống bưu điện, khi giao bì văn bản phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng giấu vào sổ (nếu có). Các trường hợp văn bản đi khác, thực hiện theo đúng quy định thực hiện

(Trích điều 10, chương IV Xử lý văn bản , thông tin và bảo mật thông tin. Quyết định về việc ban hành Quy chế làm việc của Phòng Quản lý đô thị Thành phố Vũng Tàu)

Đăng bài: Thu Thoài- Phòng Quản lý đô thị thành phố Vũng Tàu